報告が超絶上手くなる5つの方法

転職について

会社への上司の報告や取引先への報告、報告は色んな場面で発生します。

報告には上手いと下手があります。

報告が上手くなりたい人やどうやって報告をすればいいか悩む方も多いかと思います。

今回は報告が超絶上手くなってしまう5つの方法を記載します。

上手い報告とは

気付かない方もいらっしゃるかもしれませんが、報告には上手い、下手があります。

上手い報告とは話の内容が分かりやすく理解できるという事、下手な報告とは話の内容がわからず理解ができない事です。

話し手は気付かない内に案件を理解した上で話してしまう事が多いですが、聞き手は案件をあらかじめ理解していないケースが多いです。これを理解させるのが上手い報告です。

大した内容の報告であればそこまで気にすることは無いかもしれませんが、問題が発生しシリアスな場面で報告が必要となった時、上手い報告が必要となります

誰がやっても同じと思うかもしれませんが、実は明確に違いが出ます

たったの5つですが、意識すると聞き手の印象は大きく変わります。

①主観的な表現はせず、言い切る

これは私も実際に上司にも言われて気付きました。

特に若い方に多いかもしれませんが、「多分」や「だったと思う」、「だった気がする」等の主観的な表現で報告してしまう事です

基本的に報告とは客観的事実に基づいた内容を連絡する事である為、「多分」や「思う」等主観的に表現してはいけないのです。

何故ならば主観的に報告を上げてしまうと、人によって感じ方が異なる為、ある事実に対して人それぞれ違った報告となってしまいます。そうではなく報告とは誰が行ってもその事実は同じでなければならないのです。

特に気を付けなければいけない報告は取引先に対してです

取引先は私達が報告・連絡する事実に基づき業務を行います。話の内容が「多分」や「思う」といった曖昧な情報では動く事が出来ません。

ましてやその曖昧な情報によって損が発生してしまっては大問題です。その為主観的な表現ではなく言い切る事が必要となります。

言い切るとは報告の内容を事実とし、明確に表現する事です。

しかし言い切るという事は言葉に責任が発生します。何故ならばその報告の内容が事実でなければならないからです。

もし言い切った内容が事実でない場合は何らかの責任が発生するので注意しましょう。言葉に責任を持つとは難しい事でもあるかと思いますが、それが社会人になるということでもあります。

特に若手の方には難しい事かもしれませんが、事実に基づいて報告する事に慣れ、言い切る事を心がけましょう。もし事実が不明確な場合は自分の意見として主観的表現を使用しましょう。

  • 報告とは客観的事実に基づいた内容を連絡する事である為「多分」や「だったと思う」、「だった気がする」等の主観的な表現を使用し報告してはいけない。
  • 報告する時は言い切らなければいけない。しかし言葉に責任が発生する為、注意が必要

②聞かれた事にシンプルに答える

話していると意外にできていない人が多いと感じますが、聞かれた事にはシンプルに答えましょう。また、答・結論から話始めると尚良いです。

例えば報告を受けた上司が内容について質問した時、答えに対しての背景や考えを述べるのではなく、回答を出すのです。

つまり「1+1は?」と聞かれた時にシンプルに「2」と答えれば良いのです。しかし、意外にも「多分あれがこうなって、これがああなるので、答えは2だと思います」や、ましてや「1と1を足すと数が増えるので3になります!」等答えすら間違える人もいます。

仕事においての質問者は答えに対しての背景や考え等ではなく、まずシンプルは答えを聞きたいのです。

またシンプルな答え・結論は最初に話をしましょう。

自分が質問者の立場になれば分かるかと思いますが、背景や考え等色々な話を聞いた最後に答え・結論を聞いても、それまでの途中内容は中々頭に入らないものです。何故ならば結論を予想しながらその途中内容を聞かなければならず、集中できないからです。

逆に結論から話をすると、聞き手側は最初に結論が分かるので、その後に説明される背景や考え方について集中して話を聞くことができます。

これは就職や転職の面接でも非常に重要です。

面接官の質問に対して結論から話をする事により、面接官は結論にもその背景や考え方についても、どちらに対しても集中して話を聞くことができ、話の理解のし易さからその人の印象が上がります。

つい答えの背景や自分の考えを冒頭にして報告や説明をしたくなってしまいますが、出し惜しみせず、結論から話をするように心がけましょう。そうする事により聞き手理解が深まります。

  • 聞かれた事にはシンプルに答える。答え・結論から話始めると尚良い
  • 結論から話をすると、聞き手側は最初に結論が分かるので、その後に説明される背景や考え方について集中して話を聞くことができ、理解が深まる。

③情報レベルを合わて話をする

社内で上司に報告する時はまず情報レベルを合わせる事に注意しましょう。

何故ならばあなたの方がその報告内容について理解が深く、情報レベルが上司と合っていなければ上司は適切な判断ができないからです。

ですので上司へ報告する時は「背景」「経緯」「全体像」を伝え、自分と情報レベルが同じになってから本題に入りましょう。

イメージとしては下記の図の様な形です。

よく見られるのが、つい最初から本題について話してしまう事です。聞き手としては背景等が分かっていないので、内容が頭に入ってこないのです

これを理解し再現する事により聞き手の理解度は大幅に上がります

上司だけではなく初めて会う方にもこの方法は非常に効果的です。初めて話をする人程内容や概要も分からず、あなたの話方や性格も全く分かりません。

そういう方にこそ最初に背景や全体像が話す事により、自分の意見が伝わりやすくなります。

またプレゼン資料や担当分の売上、利益の報告の際にも効果的なので、相手に深く理解してもらう事を意識して資料を作りましょう。

④重要度によって報告の方法を変える

報告の方法は主に対面、電話、メールがあります。これは重要度によって変わります。

重要度が高い順に対面⇒電話⇒メールとなります。

例えば取引先との間に発生したクレームや需要な案件の話をする際は面談にしましょう。当たり前の話ですが、重要な内容程相手と顔を合わせて話をすべきです。相手と顔を合わせて話すことにより表現は豊かになりますし、情熱が伝わります。それにより信頼関係が育まれます。

電話とメールはレベル的にはそこまで変わりませんが、例えば大まかな概要について先に電話で連絡を行い、詳細については別途メールというパターンが多いです。

メールを使用する事により視覚的に確認できますし、記録として残ります。そして細かい数字や正式な依頼事項等の詳細をメールで確認する事により適切に対応ができます

上司における報告も基本的には同じです。重要な内容程面談で話をしましょう。

電話かメールかについては正直その上司によるところが大きいと思います。

上司によっては時間が無いのでメールで送っておいて、という人もいれば電話で話したい人もいます。上司に合わせて報告する方法をかえましょう。

報告の方法は重要度によって変える。重要度が高い順に対面⇒電話⇒メールとなる。社内でも社外でも基本的な考え方は同じ。

⑤図解や数字を使って報告する

口頭での報告も勿論ですが、できれば図解や数字を使った資料と一緒に報告しましょう。

報告を「聞く」だけではあくまで想像する事しかできません。しかし視覚的資料と一緒に話をする事により具体性が増します。

特に報告する相手の人数が多い場合は必ず資料を用意しましょう。何故ならば前述の通り「聞く」だけでは想像のみである為、人数が多いと、個々が色んな想像をしてしまいます

個々の想像を共通した物にする為、視覚的情報資料と一緒に報告する必要があります。

資料をあらかじめ作成する事により自分の考えや意見をまとめられる事が出来、客観的に確認する事も出来ます。場合によっては新しい発見だったり、間違いを見つける事が事前にできます。

また、外国や外国語での取引が多い方にも図解や数字を使った資料の使用をお勧めします。

何故ならば外国人や外国語でやり取りをする場合、文化や考え方が必ず違い、文字だけの表現では通じない事が多々あります。その為文字だけではなく図解や数字を使って表現する事により共通理解が得られやすくなります。

私も英語でやり取りする機会がありますが、文字だけではなく図解や数字を使う事によりお互いの案件に対しての理解を深めています。

  • 報告を「聞く」だけではあくまで想像する事しかできない為、視覚的資料と一緒に話をする事により具体性を増しましょう。
  • 外国や外国語での取引が多い方も図解や数字を使った資料を使用する事。文字だけではなく資料を使う事により共通理解が得られやすくなる。

まとめ

報告の際あなたはどれくらいこれらの点に注意できていたでしょうか?

簡単そうにも思えますが、いざ意識して報告してみると難しいと思います。何故ならば自分にはそれまで培ってきた話し方の癖がついてしまっているからです。

一度ついてしまった癖を治す事は中々難しいですが、意識する事により徐々に治っていきます。治すには数か月から数年単位になってしまうかもしれませんが、一度治ってしまえば無意識にできてしまいます。

まずは一つでも意識して実施し、上司や取引先の反応を見てみましょう。必ず効果はあると思います。少なくとも自分が以前より上手く報告できたと実感できると思います

これらの方法は仕事の面だけでなくプライべートでも役に立ちますので、是非プライベートでも練習がてら意識してみてください。

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